E-Rechnung seit 2025? Was Unternehmer in Celle jetzt wissen müssen

Das Celler Unternehmen CeH4 betrifft auch die E-Rechnungspflicht. Geschäftsführer Florian Hupka schickte zwei Kolleginnen zum Seminar zu Unternehmer Celle. (Foto: Audrey-Lynn Struck)

CELLE. 200 Millionen Rechnungen laufen jährlich zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand hin-und-her – viele davon in Papierform. Das soll sich nun ändern. Künftig sollen Rechnungen digital und mit einem strukturierten Datensatzes übermittelt und empfangen werden: als E-Rechnung. Anfang des Jahres ist die erste Stufe eines mehrjährigen Planes gestartet. Die Umstellung ist für viele Unternehmen mit Fragen und Sorgen verbunden. Das Netzwerk Unternehmer Celle bot deshalb kürzlich ein Seminar an.

E-Rechnungs-Pflicht seit 1. Januar 2025

„Seit Anfang des Jahres müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – aber nur im B2B-Bereich (Anm. d. Red.: zwischen zwei Unternehmen)“, erklärte Patrick Bardenhagen vom Transferzentrum Elbe-Weser über 40 Teilnehmenden. Wer sein EDV-System zu Beginn der Umstellung noch nicht angepasst hat, kann mit kostenlosen Programmen aus dem Internet die E-Rechnung in eine lesbare Version umwandeln.

Patrick Bardenhagen erklärt die Fallstricke beim Thema E-Rechnung.

Übermittlungspflicht ab 2027

Die Pflicht bezieht sich damit aktuell nur auf den Empfang, nicht aber auf die elektronische Weiterverarbeitung. Das ändert sich ab Anfang 2027. Das EDV-System muss dann im B2B-Bereich strukturierte Daten verarbeiten und übermitteln können. Mit Einschränkungen: Kleinunternehmer und Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro netto sind von der Pflicht befreit. Schon jetzt können Unternehmen über das Portal „NAVO“ des Landes Niedersachsen Rechnungen hochladen, in strukturierte Form umwandeln und als E-Rechnung verschicken.

Ab 2028 wird die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für alle Unternehmen im Geschäftskundenbereich verpflichtend. Auch beim Rechnungsausgang gibt es Ausnahmen: Dazu zählen steuerbefreite Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto oder Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (Vereine oder staatliche Einrichtungen). Wann eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen und Privatkunden (B2C) kommen wird, ist derzeit noch unklar.

Patrick Bardenhagen erklärt wie eine E-Rechnung aussieht.

Das Ziel der Umstellung: weniger Zeitaufwand und weniger Fehlerquellen. Denn bisher wurden in vielen Unternehmen Rechnungen abgetippt, um sie ins System zu übernehmen. Zeitgleich bekommt das Finanzamt nun mit jeder Übermittlung eine Rechnungskopie. „Die größten Betrügereien gibt es bei der Umsatzsteuer“, sagte Patrick Bardenhagen. Durch die E-Rechnungspflicht wird die Arbeit der Betrüger erschwert, das Finanzamt kann schneller die Ausgangsumsätze prüfen und ob die Umsatzsteuererklärung vollständig ist.

„Die größten Betrügereien gibt es bei der Umsatzsteuer.“

Im Zusammenhang mit der E-Rechnung fällt häufig der Begriff „ZUGFeRD“. Ein Verfahren, bei dem neben der klassischen E-Rechnung auch eine Rechnung im PDF-Format verschickt wird. Dieses Verfahren empfiehlt Patrick Bardenhagen Unternehmen, die auch im B2C-Bereich tätig sind. So entfällt der Wechsel zwischen zwei unterschiedlichen Systemen, stattdessen können Privatkunden die E-Rechnung auch im PDF-Format lesen.

Können verunsicherte Unternehmen also aufatmen? Nicht ganz. Obwohl es bis Ende 2026 theoretisch noch keine Übermittlungspflicht gibt, kommen schon jetzt Unternehmen nicht mehr darum herum. „Der Gesetzgeber hat zwar einen recht langen Übergangszeitraum vorgesehen, hofft aber natürlich, dass die Wirtschaft in sich selbst den nötigen Druck aufbaut.“ Die Einschätzung des Experten: Schon vor 2027 werden die meisten Unternehmen ihren gesamten Prozess umgestellt haben.„Große Unternehmen und Player bestimmen letztendlich die Regeln und regeln den Markt.“